Oude brieven, dagboeken en documenten bewaren en digitaliseren

In de kast van uw moeder staat een schoendoos met brieven, bijeengehouden door een elastiekje dat al lang zijn rek kwijt is. Brieven uit de oorlog, van een tante in Canada, van uw vader toen hij nog verloofd was. Daarbij een dagboek met een slotje, een map met krantenknipsels en een fotoalbum met plakbladen. Dit artikel helpt u ze te bewaren zonder ze te beschadigen, en ze te delen zonder ze nog vaak te hoeven aanraken.

Het korte antwoord

Bewaar papier plat, in zuurvrije mappen en dozen, koel, droog en donker. Haal paperclips, elastiekjes en plakband weg, maar forceer niets. Maak een kopie van krantenknipsels en bewaar die apart. Vouw broze brieven niet open. Scan in kleur op 300 tot 400 ppi en bewaar een master als TIFF. En fotografeer een album met plakbladen eerst zoals het is, voor u er iets uithaalt.

Bewaren: wat wel en wat niet

Wel	Niet
Mappen en dozen van zuurvrij en ligninevrij karton	Gewone enveloppen, kartonnen dozen uit de winkel
Plat bewaren, liever in mappen dan in enveloppen	Rollen of in elkaar proppen
Hoesjes van polyester, polypropyleen of polyethyleen	Hoesjes van pvc
Koel, droog, donker en stabiel	Zolder, kelder of garage
Paperclips, elastiekjes en roestende nietjes voorzichtig verwijderen	Plakband, lijm, nieuwe paperclips

Archieven noemen niet allemaal dezelfde cijfers voor temperatuur en vochtigheid, maar ze zijn het over de hoofdzaak eens: koel, droog, donker en vooral zonder grote schommelingen.

Krantenknipsels: apart houden

Krantenpapier is zuur, en zuur trekt over naar het papier eromheen. Maak daarom een kopie op zuurvrij papier, en bewaar het origineel apart van uw brieven en documenten.

Broze brieven: laat ze dicht

Vouw een oude brief alleen open als het papier nog sterk en soepel is. Is het stijf of broos, laat hem dan gevouwen en vraag raad aan een restaurator. Oude handgeschreven brieven zijn vaak geschreven met ijzergalinkt, die het papier op den duur aantast: nog een reden om voorzichtig te zijn. Vouw een brief ook niet telkens opnieuw langs dezelfde vouwen.

Scannen en overschrijven

• Resolutie: richtlijnen voor archieven noemen voor handschriften 250 tot 400 ppi. Thuis is 300 tot 400 ppi een goede keuze.
• Kleur: scan in kleur, ook als de brief zwart-wit lijkt. De tint van het papier en de inkt vertelt iets.
• Bestanden: bewaar de master als TIFF. Voor documenten van meerdere bladzijden, zoals een dagboek, is pdf/a geschikt.
• Overschrijven: typ een brief over zoals hij er staat, met de oorspronkelijke spelling. Een woord dat u niet kunt lezen, markeert u met [?]. Zo kan iemand anders het later nog eens proberen.

Het fotoalbum met plakbladen

Albums met zelfklevende bladzijden en een plastic vel erover waren jarenlang populair. Voor foto's zijn ze slecht: de kleeflaag is zuur en kan zich op den duur vast aan de foto hechten. Zo gaat u te werk:

1. Fotografeer of scan eerst elke bladzijde zoals ze is, met alles wat erbij geschreven staat. De volgorde en de bijschriften zijn informatie.
2. Laat een foto vanzelf los, of glijdt er een dun kaartje achter omdat de lijm is uitgedroogd, dan mag u hem voorzichtig weghalen.
3. Plakt hij vast, knip dan rond de foto, of laat hem zitten.
4. Begint iets te scheuren of te plooien, stop dan meteen en vraag raad aan een restaurator.

En daarna

Een brief is meer dan zijn tekst: het handschrift, het papier, de postzegel. Bewaar dus zowel de scan als de overgeschreven tekst, en schrijf erbij wie de schrijver was en voor wie. In The Memory Palace kunt u een brief in dezelfde kamer hangen als de foto's van dezelfde mensen, met het verhaal erbij, zodat wie later komt ze samen leest.

Voor foto's op papier leest u ons artikel over oude foto's digitaliseren, en om een oude foto te dateren ons artikel over een oude foto dateren.